Per un commercialista, la morte di un cliente è sempre un momento delicato. C'è la componente umana — spesso si tratta di rapporti costruiti in anni, a volte decenni — e c'è la componente professionale: gli adempimenti fiscali non si fermano, le scadenze continuano a maturare, e la famiglia del defunto si trova improvvisamente a dover gestire una situazione complessa senza avere le competenze per farlo. Il commercialista diventa il punto di riferimento naturale. Ma negli ultimi anni è emerso un problema nuovo, che nessuna norma deontologica copre esplicitamente e che nessun manuale di studio ha ancora affrontato in modo sistematico: il problema degli accessi digitali.
In breve: cosa cambia per il commercialista con la morte del cliente
- Le deleghe fiscali intestate al defunto decadono automaticamente alla morte: il commercialista perde l'accesso al cassetto fiscale e ai portali dell'Agenzia delle Entrate.
- Per continuare ad operare, lo studio deve ottenere una nuova delega dagli eredi — ma solo dopo che la successione è stata aperta formalmente.
- Nel frattempo, le scadenze fiscali continuano a maturare: F24, dichiarazioni, comunicazioni IVA non aspettano i tempi della burocrazia successoria.
- Se il cliente aveva una partita IVA o una società, la complessità aumenta enormemente: adempimenti, dipendenti, fornitori, contratti attivi.
- Il commercialista non può accedere agli account personali del defunto anche se lo volesse: farlo esporrebbe lo studio a responsabilità legali.
- La soluzione più efficace è lavorare preventivamente con i clienti vivi per organizzare le informazioni critiche prima che il problema si presenti.
Il momento zero: cosa succede nelle prime 48 ore
La notizia della morte di un cliente arriva solitamente tramite un familiare — il coniuge, un figlio — che chiama lo studio cercando un punto di riferimento. In quel momento, il commercialista si trova nella posizione di dover gestire contemporaneamente la componente umana della situazione e la valutazione immediata degli adempimenti urgenti. Quali scadenze sono imminenti? Ci sono F24 da pagare nei prossimi giorni? Ci sono dichiarazioni in scadenza? Se il cliente aveva dipendenti, i cedolini del mese sono stati elaborati?
Queste domande richiedono accesso ai sistemi. E qui emerge il primo problema concreto: le deleghe fiscali che il cliente aveva conferito allo studio erano intestate alla persona fisica del cliente. Con la sua morte, quelle deleghe decadono automaticamente. Il commercialista — che fino al giorno prima poteva accedere al cassetto fiscale, verificare i pagamenti, consultare le comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate — si trova improvvisamente con gli accessi bloccati, nel momento in cui avrebbe più bisogno di informazioni.
Le deleghe fiscali: cosa decade e cosa rimane
Sul piano tecnico-fiscale, la morte del contribuente determina la decadenza automatica delle deleghe che questi aveva conferito a terzi per l'accesso ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate. Questo significa che lo studio non può più accedere al cassetto fiscale del defunto, non può più inviare documenti in suo nome, non può più verificare la sua posizione debitoria o creditoria nei confronti del fisco.
Per ripristinare l'operatività, è necessario che gli eredi — una volta formalmente riconosciuti come tali attraverso la dichiarazione di successione o un atto notarile — conferiscano allo studio una nuova delega. Ma questo richiede tempo: la successione deve essere aperta, gli eredi devono essere identificati e devono esprimere la volontà di accettare l'eredità, deve essere prodotta la documentazione necessaria. Nel migliore dei casi, si tratta di settimane. Spesso di mesi. E durante questo periodo, le scadenze non aspettano.
Esistono alcune eccezioni e soluzioni parziali: in caso di urgenza documentata, è possibile richiedere all'Agenzia delle Entrate autorizzazioni temporanee per accedere ai dati del defunto nell'interesse degli eredi. Ma si tratta di procedure non standardizzate, che richiedono competenza specifica e che non sempre trovano interlocutori preparati all'interno degli uffici fiscali.
Le scadenze fiscali non hanno una clausola di forza maggiore per lutto familiare. Un F24 in scadenza il giorno dopo la morte del cliente rimane in scadenza. Il commercialista deve trovare il modo di operare nell'interesse degli eredi anche senza gli strumenti a cui era abituato.
Il cliente con partita IVA: la complessità moltiplicata
Quando il cliente deceduto era un libero professionista o un imprenditore individuale con partita IVA, la situazione si complica in modo significativo. La partita IVA era intestata alla persona fisica: con la sua morte, l'attività si estingue automaticamente e la partita IVA deve essere chiusa. Ma prima di chiuderla, è necessario gestire tutto ciò che era in corso: le fatture emesse e da incassare, le fatture ricevute e da pagare, i contratti con i clienti, gli adempimenti IVA del periodo, le ritenute d'acconto, i contributi previdenziali.
Per fare tutto questo, il commercialista ha bisogno di accedere ai dati dell'attività — e spesso quei dati sono in un gestionale, in un cloud, in una casella email professionale a cui il defunto era l'unico ad avere accesso. Se il cliente non aveva lasciato queste credenziali da nessuna parte, lo studio si trova a dover ricostruire la situazione economica dell'attività con i soli dati in suo possesso — che potrebbero essere incompleti o non aggiornati.
Il cliente titolare di SRL: un caso ancora più delicato
Se il cliente defunto era amministratore di una o più SRL, il commercialista si trova a dover gestire non solo la successione personale del defunto, ma anche la continuità operativa delle società coinvolte. Le due cose sono collegate ma separate: la successione personale riguarda il patrimonio privato del defunto, incluse le quote societarie; la continuità aziendale riguarda la capacità della società di continuare a operare in assenza del suo amministratore.
In questa situazione, il commercialista deve coordinare più fronti contemporaneamente: assistere la famiglia nella successione personale, supportare la società nella nomina urgente di un nuovo amministratore, garantire la continuità degli adempimenti fiscali e contributivi della società, e gestire i rapporti con banche, fornitori e clienti che richiedono chiarimenti sulla situazione. Una complessità che richiede competenze diverse e tempi molto stretti.
Il problema degli accessi ai sistemi del cliente
Al di là degli aspetti fiscali e societari — che il commercialista conosce e sa gestire — emerge il problema pratico degli accessi ai sistemi informatici del cliente. Il gestionale con cui il cliente emetteva le fatture, il portale bancario aziendale, il software di contabilità, la casella email professionale, il cloud su cui erano archiviati i documenti: tutti strumenti a cui il commercialista non ha mai avuto accesso diretto, perché non ne aveva bisogno finché il cliente era operativo.
Ora quell'accesso è necessario — o almeno le informazioni che quei sistemi contengono lo sono — e non c'è modo di ottenerlo senza le credenziali del defunto. E il commercialista si trova in una posizione scomoda: da un lato, la famiglia si aspetta che lo studio risolva il problema; dall'altro, accedere ai sistemi informatici di una persona deceduta senza le autorizzazioni formali degli eredi potrebbe configurare responsabilità legali che nessuno studio vuole assumere.
La risposta corretta — attendere le autorizzazioni formali degli eredi prima di fare qualsiasi cosa — è giuridicamente ineccepibile ma operativamente costosa: ogni giorno di attesa è un giorno in cui i danni si accumulano e le informazioni potrebbero deteriorarsi o andare perse.
Come lo studio può aiutare i clienti a prepararsi: il lavoro preventivo
La gestione della morte di un cliente sarà sempre complessa. Ma può essere resa significativamente meno problematica se lo studio ha lavorato preventivamente con il cliente per organizzare le informazioni critiche. Non si tratta di un servizio nuovo o di una competenza estranea alla professione contabile: è un'estensione naturale del ruolo di consulente di fiducia che il commercialista già svolge.
Concretamente, lo studio può aiutare il cliente a identificare quali informazioni sono critiche per la continuità della sua situazione fiscale e aziendale, a organizzarle in modo accessibile ai propri eredi o delegati, e a verificare che siano aggiornate almeno una volta all'anno — magari in occasione della dichiarazione dei redditi, che già porta il cliente allo studio con cadenza regolare.
Le informazioni che il commercialista sa meglio di chiunque altro che la famiglia dovrà avere sono: i codici di accesso ai portali fiscali, le scadenze ricorrenti dell'attività, i rapporti con le banche, la presenza di eventuali contenziosi aperti, le polizze assicurative professionali attive, e i riferimenti ai collaboratori e ai fornitori critici. Informazioni che il professionista già conosce in parte — e che, se organizzate e messe a disposizione degli eredi in modo sicuro, possono ridurre drasticamente il lavoro dello studio nella fase post-mortem.
Un nuovo servizio ad alto valore aggiunto per lo studio
C'è un ulteriore aspetto che merita attenzione dal punto di vista dello studio: il lavoro preventivo sulla continuità digitale dei clienti non è solo un servizio utile — è anche un servizio differenziante. In un mercato in cui la concorrenza tra studi professionali si gioca sempre più sulla consulenza a valore aggiunto piuttosto che sulla mera esecuzione degli adempimenti, affiancare i propri clienti nell'organizzazione della loro eredità digitale rappresenta un posizionamento originale e difficile da replicare.
Non richiede competenze tecniche straordinarie. Richiede la capacità di fare le domande giuste al momento giusto — durante un appuntamento ordinario, in modo non allarmistico, con l'autorevolezza di chi conosce la situazione del cliente meglio di chiunque altro. "Ha mai pensato a cosa succede se lei fosse improvvisamente assente? Sa se la sua famiglia sa dove trovare le credenziali del gestionale, del conto online, delle polizze?" Domande semplici, che aprono conversazioni importanti — e che possono fare la differenza tra una successione gestita con ordine e una che lascia cicatrici durature.
La Cassaforte Digitale è lo strumento che permette al commercialista di accompagnare concretamente il cliente in questo percorso: una piattaforma sicura dove il cliente può raccogliere e aggiornare le informazioni critiche, designare i propri delegati — che possono includere lo stesso studio professionale — e garantire che chi dovrà gestire la sua situazione dopo di lui trovi tutto ciò di cui ha bisogno. Un servizio che lo studio può proporre ai propri clienti e che trasforma la consulenza sulla continuità digitale da problema da gestire in emergenza a valore aggiunto offerto in anticipo.