Checklist: i documenti digitali che ogni famiglia dovrebbe avere in ordine

Se ti succedesse qualcosa domani, la tua famiglia saprebbe dove trovare tutto ciò di cui ha bisogno? Non solo i documenti fisici — il testamento, i titoli di proprietà, le polizze assicurative cartacee — ma anche tutto quello che oggi esiste solo in formato digitale: i conti online, le password, gli investimenti, i contratti in cloud, le credenziali dei servizi attivi. Per la maggior parte delle famiglie italiane, la risposta onesta è no. E non perché non vogliano bene ai propri cari, ma perché nessuno ha mai detto loro con precisione cosa mettere in ordine e come farlo.

Questa checklist è pensata esattamente per colmare quel vuoto. Non è un elenco teorico: è una guida pratica, categoria per categoria, di tutto ciò che la tua famiglia dovrebbe essere in grado di trovare se tu non fossi più disponibile a mostrarglielo.

Come usare questa checklist

Leggi ogni categoria e chiediti: se dovessi spiegare questa sezione a un tuo familiare in cinque minuti, partendo da zero, riusciresti a farlo? Se la risposta è no — o anche solo "forse" — quella categoria ha bisogno di attenzione. L'obiettivo non è creare un documento perfetto in una sola sessione, ma identificare le lacune più urgenti e colmarle gradualmente, partendo da ciò che ha maggiore impatto economico e pratico.

Un'avvertenza importante: questa checklist non va stampata e lasciata in un cassetto. Le informazioni cambiano — le password si aggiornano, i conti si aprono e si chiudono, le polizze si rinnovano — e un documento statico diventa obsoleto nel giro di pochi mesi. L'ideale è avere un sistema che permette di aggiornare le informazioni facilmente e che garantisce che le persone giuste possano trovarle quando serve, e solo allora.

1. Conti bancari e finanziari

Questo è il punto di partenza, perché è quello con l'impatto economico più immediato. Per ogni conto corrente — bancario o online — la tua famiglia dovrebbe conoscere: il nome della banca o dell'istituto, il numero di conto e l'IBAN, le credenziali di accesso all'home banking, i recapiti del servizio clienti o della filiale di riferimento, e l'eventuale presenza di un consulente dedicato.

Altrettanto importante è l'elenco degli addebiti automatici attivi su ogni conto: mutuo, rate di finanziamenti, utenze domestiche, abbonamenti. Questi continuano a generare scadenze anche dopo il decesso, e sapere quali sono permette di gestirli senza sorprese. Infine, se hai carte di credito o di debito aggiuntive intestate ad altri familiari, annota anche quelle con i relativi limiti e condizioni.

2. Investimenti e asset digitali

Per ogni piattaforma di investimento — Fineco, Directa, Trade Republic, Degiro, Scalable Capital o qualsiasi altra — la tua famiglia dovrebbe trovare: il nome della piattaforma e l'URL di accesso, le credenziali di login, una descrizione sintetica di cosa è investito e in quale forma (azioni, ETF, obbligazioni, fondi), e i recapiti del servizio successioni della piattaforma.

Per le criptovalute, la situazione richiede ancora più attenzione. Se detieni crypto su exchange centralizzati (Coinbase, Binance, Kraken), annota le credenziali di accesso e la procedura di autenticazione a due fattori. Se detieni crypto in self-custody su wallet hardware o software, la seed phrase è l'informazione più critica di tutto il tuo patrimonio digitale: senza di essa, quei fondi non potranno mai essere recuperati. Annota dove è conservata fisicamente — non la seed phrase stessa in un documento digitale, ma dove il tuo familiare dovrà cercarla.

3. Assicurazioni e polizze

Le assicurazioni sono tra gli asset più trascurati nella pianificazione successoria, eppure sono spesso quelli con il maggiore impatto economico immediato. Una polizza vita può valere centinaia di migliaia di euro, ma se i beneficiari non sanno che esiste — o non sanno come fare richiesta — il denaro rischia di non venire mai riscosso. Per ogni polizza — vita, casa, auto, salute, infortuni, professionale — la tua famiglia dovrebbe trovare: il nome della compagnia assicuratrice, il numero di polizza, il nome dell'agente o broker di riferimento, i beneficiari designati, e le istruzioni per fare richiesta di liquidazione.

Particolarmente importante è il caso delle polizze vita collegate a un mutuo: in caso di decesso del mutuatario, la polizza copre il debito residuo, ma solo se la banca viene informata e la procedura viene avviata correttamente. Senza questa informazione, la famiglia potrebbe continuare a pagare rate di un mutuo che avrebbe potuto essere estinto dall'assicurazione.

4. Immobili e proprietà

Per ogni immobile di proprietà — abitazione principale, seconde case, box, terreni — la tua famiglia dovrebbe conoscere: i dati catastali, dove si trovano i rogiti notarili originali, il nome del notaio che ha rogitato l'atto, il nome dell'amministratore di condominio e i recapiti per l'assemblea, i dati del contratto di mutuo se presente, e le informazioni sulle utenze domestiche collegate (gas, luce, acqua, internet).

Se hai immobili in affitto — sia come proprietario che come inquilino — aggiungi: il nome del locatore o conduttore, la durata e le condizioni del contratto, le modalità di pagamento, e le eventuali caparre o depositi cauzionali. Queste informazioni sono essenziali per garantire la continuità dei rapporti contrattuali nelle settimane immediatamente successive al decesso.

5. Accessi digitali essenziali

Questa è la categoria che più delle altre richiede aggiornamento costante, perché le credenziali cambiano frequentemente. Gli accessi che la tua famiglia dovrebbe poter trovare sono, in ordine di priorità: l'email principale — perché da lì si recuperano quasi tutte le altre credenziali tramite "password dimenticata" — il numero di telefono principale con il PIN della SIM, il PIN o la password di sblocco dello smartphone, le credenziali dell'account cloud principale (Google, Apple, Microsoft), e le credenziali di accesso al computer.

Con l'accesso all'email principale e allo smartphone, la famiglia dispone di due strumenti potentissimi per recuperare autonomamente molti altri accessi. Senza di essi, qualsiasi altra informazione diventa molto più difficile da sfruttare. Trattali come le chiavi di casa: sono il punto di ingresso a tutto il resto.

L'email principale e lo smartphone sono le chiavi di accesso a quasi tutto il resto della vita digitale di una persona. Sono la prima cosa che la tua famiglia dovrà essere in grado di sbloccare. E spesso sono le ultime informazioni che qualcuno pensa di lasciare in ordine.

6. Abbonamenti e servizi attivi

Questa categoria ha un impatto economico diretto: abbonamenti non cancellati continuano a generare addebiti anche dopo il decesso, finché qualcuno non li disdice. La tua famiglia dovrebbe trovare un elenco di tutti i servizi in abbonamento attivi — streaming, software, piattaforme professionali, riviste digitali, spazio cloud aggiuntivo, servizi di sicurezza — con il metodo di pagamento collegato e le istruzioni per la disdetta.

Un consiglio pratico: una volta all'anno, controlla gli estratti conto degli ultimi 3 mesi e annota tutti gli addebiti ricorrenti. Troverai probabilmente qualche abbonamento che hai dimenticato di avere. È un esercizio utile per te oggi, e un risparmio di tempo e denaro per la tua famiglia domani.

7. Contatti professionali chiave

La tua famiglia potrebbe non sapere chi è il tuo commercialista, il tuo avvocato, il tuo notaio di fiducia, il tuo consulente finanziario, il tuo medico di base, o lo specialista che segue eventuali patologie. Eppure, nel momento di una successione, questi professionisti sono spesso le prime persone da contattare — e trovarli senza punti di riferimento può richiedere settimane.

Per ogni professionista di riferimento, annota: nome e cognome, studio o società di appartenenza, numero di telefono, email, e una nota sintetica sul tipo di rapporto — "gestisce la dichiarazione dei redditi", "ha rogitato l'atto di acquisto di casa", "conosce la mia storia clinica completa". Poche righe che valgono ore di ricerche per chi deve gestire la tua successione.

8. Volontà e disposizioni personali

L'ultima categoria è quella che richiede più coraggio da affrontare, ma è anche quella che può fare la differenza più grande per chi resta. La tua famiglia dovrebbe sapere: se hai fatto un testamento, dove si trova (e presso quale notaio è depositato), se hai designato un esecutore testamentario, se hai sottoscritto disposizioni anticipate di trattamento (DAT, il cosiddetto "biotestamento"), se hai espresso volontà sulla donazione degli organi, e se hai lasciato istruzioni specifiche su funerale, sepoltura o qualsiasi altra volontà personale che desideri venga rispettata.

Queste informazioni non riguardano solo il patrimonio. Riguardano la tua identità e le tue volontà nel momento più delicato. Lasciarle in ordine non è un atto morboso: è un atto d'amore verso le persone che dovranno prendere decisioni difficili in un momento già di per sé doloroso.

Quanto tempo ci vuole davvero

Molte persone rimandano questo tipo di organizzazione convinte che richieda giorni di lavoro. Non è così. Con un approccio sistematico, categoria per categoria, è possibile raccogliere le informazioni essenziali in 2-3 ore. Non tutte in una volta — anche 20-30 minuti a settimana per un mese sono sufficienti per costruire un quadro completo. L'importante è iniziare, e avere uno strumento che permette di aggiornare le informazioni con facilità nel tempo.

La Cassaforte Digitale è stata progettata seguendo esattamente questa logica: otto aree tematiche, ciascuna con i campi giusti per raccogliere le informazioni che contano davvero, protette da tre livelli di sicurezza indipendenti e accessibili solo ai delegati che hai scelto tu, solo quando è necessario. Puoi iniziare oggi, in 15 minuti, e completare il quadro nel tempo. Perché mettere in ordine la propria vita digitale non è un evento — è un abitudine.