Commercialista indisponibile: come garantire la continuità dello studio e le scadenze dei clienti

Per un commercialista, un’assenza improvvisa non è solo un problema personale. È un problema per tutti i clienti che dipendono da lui per pagare le tasse in tempo, presentare le dichiarazioni, trasmettere le comunicazioni obbligatorie. Il calendario fiscale non si ferma: il 16 del mese arriva comunque, così come le scadenze delle dichiarazioni e degli adempimenti periodici.

Molti studi, soprattutto quelli piccoli e individuali, si reggono interamente sul titolare. I collaboratori sanno fare il lavoro, ma non possono firmare, non possono trasmettere e spesso non conoscono gli accordi presi con i singoli clienti. Questa guida spiega cosa si blocca quando il commercialista si ferma all’improvviso e come preparare lo studio perché il lavoro possa continuare.

Cosa si ferma in uno studio quando il titolare non c’è

La parte più delicata è la prima: le trasmissioni telematiche passano dalle credenziali dell’intermediario abilitato. Se solo il titolare può usarle, nessun altro nello studio può trasmettere, anche se tutto il lavoro è già pronto.

Gli incaricati: far trasmettere i collaboratori in modo regolare

L’Agenzia delle Entrate prevede da tempo, per i soggetti abilitati ai servizi telematici, le figure dei gestori incaricati e degli operatori incaricati: persone che operano in nome e per conto del soggetto che le ha designate, ciascuna con credenziali proprie. Nell’area riservata più recente, questa funzione è disponibile anche per gli intermediari Entratel persone fisiche: il commercialista può nominare incaricati scegliendo le funzioni da abilitare, e ogni collaboratore accede con il proprio SPID, CIE o CNS.

È lo strumento più importante per la continuità di uno studio, per tre ragioni:

• nessuno usa le credenziali del titolare: ogni operazione è tracciata e riconducibile a chi l’ha fatta;
• il lavoro non si ferma se il titolare non è raggiungibile;
• le abilitazioni si possono calibrare: un collaboratore può essere abilitato solo a determinate funzioni.

Resta fermo che la responsabilità professionale degli adempimenti è del professionista incaricato dal cliente: gli incaricati operano per suo conto. Per questo è importante che le abilitazioni siano assegnate a persone di fiducia e che ci siano regole chiare su cosa possono fare in autonomia.

Un collega di riferimento

Se l’assenza si prolunga, lo studio avrà bisogno di un professionista abilitato che possa seguire le pratiche che richiedono una firma o una valutazione professionale. Molti commercialisti si organizzano con un collega di riferimento, spesso con un accordo reciproco: in caso di impedimento dell’uno, l’altro si rende disponibile per le urgenze.

Perché funzioni davvero, l’accordo va preparato prima:

• il collega deve sapere di esserlo e aver accettato;
• deve conoscere l’organizzazione dello studio, il gestionale usato, le persone di riferimento;
• i clienti devono poter essere informati rapidamente, con un messaggio già pensato;
• vanno valutati con attenzione gli aspetti di riservatezza, mandato e responsabilità professionale, ad esempio con il supporto del proprio Ordine.

Il dossier di continuità dello studio

Poteri e colleghi non bastano se mancano le informazioni. In uno studio la conoscenza è distribuita in modo molto disuguale: il titolare sa quali clienti hanno accordi particolari, chi paga in ritardo, quali pratiche sono delicate, quali comunicazioni dell’Agenzia sono in attesa di risposta. Conviene metterlo per iscritto in un dossier riservato, con almeno:

• scadenzario dei clienti per i prossimi due o tre mesi, con lo stato di ogni adempimento;
• pratiche aperte: avvisi bonari, controlli, contenziosi, istanze in corso, con i relativi termini;
• accordi particolari con i clienti: pagamenti dilazionati, servizi extra, situazioni delicate;
• accessi ai gestionali, alla PEC dello studio, ai portali di enti e casse previdenziali, con l’indicazione di chi è abilitato;
• fornitori dello studio: software, assistenza informatica, conservazione digitale, assicurazione professionale;
• contatti: collega di riferimento, consulente del lavoro, avvocato, referenti bancari;
• istruzioni operative: cosa fare nella prima settimana, cosa comunicare ai clienti, chi decide cosa.

Il dossier non deve essere perfetto per essere utile. Una prima versione, anche sommaria, scritta in un pomeriggio, vale molto più di un documento completo che resta sempre «da fare». Si migliora nel tempo, magari dedicando a ogni chiusura di trimestre un quarto d’ora all’aggiornamento.

PEC e comunicazioni: il canale da non perdere

Gran parte delle comunicazioni rilevanti arriva via PEC: avvisi dell’Agenzia, richieste di documentazione, notifiche. Se la casella è letta solo dal titolare, durante un’assenza i termini possono scadere senza che nessuno se ne accorga. Assicurati che almeno un collaboratore possa leggere la PEC dello studio e che esista una regola semplice su come smistare e registrare le comunicazioni in arrivo.

Le prime 48 ore: cosa devono fare i collaboratori

Quando il titolare diventa improvvisamente irraggiungibile, i primi due giorni sono decisivi. Un breve protocollo scritto evita il panico e gli errori:

1. verificare le scadenze dei successivi quindici giorni e separare ciò che è pronto da ciò che va ancora predisposto;
2. controllare la PEC dello studio e registrare le comunicazioni con termini in scadenza;
3. contattare il collega di riferimento e concordare chi segue le urgenze;
4. trasmettere, tramite gli incaricati abilitati, gli adempimenti già pronti e verificati;
5. informare i clienti con scadenze imminenti, con un messaggio sobrio e rassicurante;
6. annotare ogni operazione svolta, così che il titolare, al rientro, possa ricostruire tutto.

Comunicare con i clienti

I clienti hanno diritto di sapere se il loro professionista non è disponibile, ma non serve allarmarli né entrare nei dettagli personali. Un messaggio preparato in anticipo, da adattare al momento, aiuta a mantenere la fiducia. Ad esempio: «Gentile cliente, per un impedimento temporaneo il dottor Rossi non è al momento raggiungibile. Lo studio è operativo e segue regolarmente le scadenze in corso. Per qualsiasi necessità può rivolgersi a [nome del collaboratore] al numero [numero]. Le urgenze professionali sono seguite in collaborazione con lo studio [nome del collega].» Poche righe che evitano decine di telefonate preoccupate.

Studio associato o società tra professionisti: cosa cambia

Negli studi associati e nelle società tra professionisti la continuità è più semplice, perché ci sono altri professionisti abilitati. Ma non è automatica. Spesso ogni socio segue i propri clienti con le proprie deleghe, i propri accordi e le proprie abitudini, e gli altri non sanno nulla delle pratiche del collega. Le stesse regole valgono anche qui: incaricati abilitati, PEC condivise, scadenzari comuni e un dossier per ciascun socio, con le informazioni che solo lui conosce. In più, è utile che i patti tra soci prevedano chi subentra temporaneamente nella gestione dei clienti di un socio impedito.

Checklist per lo studio

1. Nomina gli incaricati per i servizi telematici, con le funzioni adeguate a ciascun collaboratore.
2. Verifica le deleghe ai cassetti fiscali dei clienti e la loro scadenza.
3. Individua un collega di riferimento e formalizza un accordo di reciproca disponibilità.
4. Rendi condivisa la PEC dello studio con almeno un collaboratore.
5. Prepara lo scadenzario e l’elenco delle pratiche aperte, aggiornandolo ogni mese.
6. Documenta gli accessi a gestionali e portali, con l’indicazione di chi è abilitato.
7. Prepara un messaggio per i clienti da inviare in caso di assenza prolungata.
8. Verifica l’assicurazione professionale e cosa prevede in caso di impedimento del titolare.
9. Rivedi tutto almeno una volta l’anno, prima dei periodi di maggiore carico.

Anche tu, come persona

Chi si occupa per mestiere delle scadenze degli altri tende a trascurare le proprie. Eppure, se resti in ospedale per settimane, anche la tua vita personale ha bisogno di qualcuno che se ne occupi: conti, mutuo, utenze, la tua dichiarazione dei redditi. Gli strumenti sono gli stessi che consiglieresti a un cliente: una delega sul conto o una procura, le deleghe a INPS e Agenzia delle Entrate a una persona di fiducia, la designazione anticipata dell’amministratore di sostegno. Prepararli per sé è anche il modo migliore per saperli spiegare ai clienti con cognizione di causa.

E i tuoi clienti?

C’è un aspetto che rende il commercialista una figura particolare: è spesso la persona a cui i clienti si rivolgono quando loro hanno un problema di continuità. Un imprenditore che si ammala, una famiglia che perde una persona cara, un professionista che deve ricostruire i propri accessi. Chi ha organizzato bene il proprio studio è anche nella posizione migliore per aiutare i clienti a fare lo stesso. Ne parliamo nell’articolo su professionisti ed eredità digitale dei clienti.

Come aiuta La Cassaforte Digitale

Il dossier di continuità di uno studio contiene informazioni riservate su molte persone: va protetto con la massima cura, ma deve anche arrivare a chi dovrà usarlo nel momento giusto. La Cassaforte Digitale serve a questo: un archivio cifrato in cui conservi scadenzario, pratiche aperte, istruzioni, accessi e contatti, che resta sigillato finché rispondi al Controllo Vitale.

• Livelli diversi per persone diverse: alla collaboratrice senior subito lo scadenzario e le istruzioni operative, al collega di riferimento gli accordi con i clienti e le pratiche delicate.
• Rilascio graduale: dopo la mancata risposta arrivano solleciti e un periodo di grazia; poi i livelli vengono rilasciati nei tempi che hai scelto.
• Accessi tracciati: ogni delegato riceve una propria Chiave di Accesso Delegato e ogni accesso viene registrato. Al rientro revochi tutto con un click.

Domande frequenti

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Fonti

1. Agenda Digitale — Nomina degli incaricati per gli intermediari Entratel persone fisiche — nuova area riservata, incaricati con SPID, CIE o CNS
2. Agenzia delle Entrate — Circolare n. 30 del 25 giugno 2009 — gestori e operatori incaricati
3. Euroconference News — Carte in regola per gli intermediari abilitati — ruoli di gestori e operatori incaricati

Verificate il 10 novembre 2026.

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