La continuità dei tuoi clienti dipende da te
Le agenzie web, i consulenti informatici e i sistemisti freelance gestiscono per i loro clienti una quantità enorme di risorse critiche: domini, hosting, server, posta, certificati, backup, siti, negozi online, gestionali. Molto spesso i clienti non sanno nemmeno dove siano registrati i loro domini o quando scadano: si fidano di te. È il tuo valore, ma anche una grande responsabilità.
Se il titolare dell’agenzia o il consulente si ferma all’improvviso, per una malattia o un incidente, i problemi arrivano in fretta: un dominio che scade e manda offline sito ed email di un cliente, un server che si blocca senza che nessuno sappia come intervenire, un backup che smette di funzionare, un certificato non rinnovato. I clienti chiamano, e nessuno sa rispondere.
- Gestisci domini, hosting o server per decine di clienti.
- Le procedure di intervento sono nella tua testa o nei tuoi appunti personali.
- Molti rinnovi passano dal tuo account presso registrar e fornitori.
- Lavori da solo o con collaboratori che non conoscono tutti i sistemi.
- I tuoi clienti non saprebbero a chi rivolgersi se tu sparissi.
Cosa documentare, cliente per cliente
| Elemento | Cosa indicare |
|---|---|
| Domini | Registrar, intestatario, scadenza, rinnovo automatico |
| Hosting e server | Fornitore, tipo di servizio, pannello, scadenze |
| Posta | Servizio, configurazione, referente |
| Backup | Dove sono, frequenza, come si ripristinano |
| Applicazioni | CMS, negozio online, gestionali, versioni, plugin critici |
| Certificati e rinnovi | Scadenze e procedure |
| Procedure di emergenza | Cosa fare se il sito è giù, se la posta non funziona, se c’è un attacco |
| Referente del cliente | Chi contattare e cosa comunicare |
| Contratto | Servizi inclusi, livelli di servizio, scadenze |
Le credenziali dei clienti: un tema delicato
Molti tecnici tengono le credenziali dei clienti in un file, in un password manager personale o, peggio, in appunti sparsi. È un rischio per tutti. La soluzione migliore è che gli account principali, come registrar e hosting, siano intestati ai clienti, con il tecnico come utente autorizzato, e che più persone dell’agenzia abbiano accessi propri dove i servizi lo permettono. Nella cassaforte si documenta l’organizzazione, i fornitori, le scadenze e le procedure, e si indica chi può intervenire e come ottenere un accesso autorizzato.
Perché il password manager non basta
Un password manager conserva credenziali, ma non dice quali clienti hanno scadenze imminenti, quali server sono critici, come si ripristina un backup, chi chiamare presso il cliente, cosa comunicare. Inoltre, se l’unica persona che lo apre è indisponibile, non serve a nessuno. Serve un piano di continuità, con istruzioni e referenti, che arrivi alla persona giusta al momento giusto.
Come funziona con La Cassaforte Digitale
- Crei il registro dei clienti e dei sistemi in un archivio cifrato con AES-256 e accesso a tre fattori.
- Per ogni cliente indichi fornitori, scadenze, procedure di emergenza e referenti.
- Scegli i delegati: il collaboratore tecnico, un collega con cui hai un accordo di reciproca assistenza, il socio. Ognuno con la propria Chiave di Accesso Delegato.
- Separi i livelli: procedure tecniche nel Verde, informazioni commerciali e contrattuali nel Giallo, informazioni riservate nel Rosso.
- Il Controllo Vitale avvia il rilascio graduale se non rispondi; il Pulsante Antipanico avvisa subito i delegati.
- Al rientro revochi tutto con un click.
Un esempio concreto
Marco, 46 anni, consulente informatico freelance, gestisce server, posta e siti per una trentina di piccole aziende. Con il collega Andrea concorda un’assistenza reciproca in caso di emergenza. Prepara la sua cassaforte: per ogni cliente i fornitori, le scadenze dei domini, dove sono i backup e come si ripristinano, il referente da chiamare. Indica Andrea come delegato per la parte tecnica e la moglie per i contatti essenziali. Quando Marco viene ricoverato per due settimane, Andrea rinnova due domini in scadenza e risolve un problema di posta di un cliente, senza dover ricostruire nulla. (Scenario esemplificativo con nomi di fantasia.)
Cosa inserire e cosa no
Sì
- Registro dei clienti e dei loro sistemi
- Scadenze di domini, hosting, certificati
- Procedure di emergenza e ripristino
- Referenti dei clienti e cosa comunicare
- Collega di riferimento e accordi
Da evitare
- Elenchi di password dei clienti al posto di accessi autorizzati
- Le tue credenziali personali, SPID e firma digitale
Gli scenari più frequenti
Un dominio che scade
È il problema più comune e più grave: sito offline, email che non arrivano, a volte il rischio di perdere il dominio. Uno scadenzario dei domini, con l’indicazione del registrar e di chi può rinnovare, evita la maggior parte dei disastri.
Un server che si blocca
Chi interviene deve sapere dove si trova il server, chi è il fornitore, come si accede in modo autorizzato, quali servizi sono critici e in che ordine ripristinarli.
Un attacco a un cliente
In caso di attacco informatico a un cliente, servono subito le procedure di emergenza, i backup e i contatti. Il collega che ti sostituisce deve poterli trovare senza cercare.
Un cliente che vuole cambiare fornitore
Anche nella gestione ordinaria, un registro chiaro rende i passaggi di consegne più professionali e meno conflittuali.
Un valore da comunicare ai clienti
Avere un piano di continuità è anche un argomento commerciale. I clienti, soprattutto le aziende più strutturate, apprezzano sapere che il loro fornitore ha pensato al caso in cui non fosse disponibile. Puoi dichiararlo nei contratti e nelle offerte: in caso di indisponibilità del referente, la continuità del servizio è garantita da un piano documentato e da un collega di riferimento.
La verifica periodica
Una volta al trimestre conviene controllare il registro: domini in scadenza, nuovi clienti, servizi dismessi, backup funzionanti. È anche il momento per verificare che gli account principali siano intestati ai clienti e non a te personalmente.
Cosa La Cassaforte Digitale non fa
- Non è un password manager né uno strumento di gestione dei sistemi.
- Non rinnova domini, non gestisce server e non fa backup.
- Non attribuisce poteri: conserva il registro e le istruzioni per chi interviene.
La sicurezza, in breve
- Archivio cifrato con AES-256 sui server della piattaforma.
- Password protetta con Argon2ID, uno degli algoritmi più robusti per la protezione delle password.
- Accesso a tre fattori: password, codice OTP e Chiave Privata (PIN Master).
- I delegati non ricevono mai le tue credenziali: ciascuno accede con la propria Chiave di Accesso Delegato, valida 30 giorni, e vede e scarica solo il livello che gli hai assegnato.
- Revochi tutto con un click, in qualsiasi momento.
Approfondisci nella pagina Sicurezza e nelle risposte alle domande sulla sicurezza.
Quanto costa
Puoi provare La Cassaforte Digitale gratis per 15 giorni, senza carta di credito. Poi scegli il piano adatto a te: puoi usarla come archivio personale (Solo Cassaforte) oppure attivare delegati e Controllo Vitale (Cassaforte + Continuità).
Dettagli dei piani nella pagina Prezzi.
Domande frequenti
Devo inserire le password dei clienti?
Non è lo scopo. Conviene che gli account principali siano intestati ai clienti, con accessi autorizzati per chi interviene; nella cassaforte documenti fornitori, scadenze e procedure.
Chi posso indicare come delegato?
Un collaboratore tecnico, un collega con cui hai un accordo di assistenza reciproca, il socio. Ognuno vede solo il proprio livello.
Posso dirlo ai miei clienti?
Sì, ed è un argomento di qualità: la continuità del servizio è garantita da un piano documentato.
Quanto spesso aggiornare il registro?
A ogni nuovo cliente o servizio, e con una verifica completa ogni trimestre.
I tuoi clienti contano su di te. Anche quando non ci sei.
Registro dei sistemi e procedure di emergenza in un archivio cifrato, per il collega che ti sostituisce.
Prova gratis per 15 giorniNessuna carta di credito. Ti bastano pochi minuti per iniziare dalle informazioni più urgenti.
Per approfondire
A cura dello Staff La Cassaforte Digitale (AVANET SRL, Cuneo). Aggiornato il 11 novembre 2026. Le informazioni hanno scopo informativo e non sostituiscono il parere di un avvocato, di un notaio o del tuo istituto bancario. Chi siamo