L’azienda dipende da accessi che conosce una sola persona
Ogni azienda, anche la più piccola, dipende da una serie di accessi digitali: il dominio su cui si basano sito ed email, l’hosting o il server, la PEC, il gestionale, l’home banking, il cassetto fiscale, i profili social, gli account pubblicitari, il software di contabilità, il cloud dei documenti. Spesso sono stati attivati negli anni dal titolare, da un dipendente, da un consulente informatico o da un’agenzia, e la loro gestione è nelle mani di una sola persona.
Quando quella persona non è disponibile, per un ricovero, una malattia, un cambio di lavoro o un rapporto interrotto, l’azienda scopre di non sapere nemmeno dove sia registrato il dominio o quando scada. Un dominio scaduto può significare sito offline ed email che non arrivano; una PEC non letta può far perdere un termine; un account social perso può costare anni di lavoro.
- Non sai con certezza presso chi è registrato il dominio aziendale né quando scade.
- Il server o l’hosting sono gestiti da un consulente esterno di cui non hai un riferimento scritto.
- La PEC e il gestionale sono legati alle credenziali di una sola persona.
- Le pagine social aziendali sono amministrate dal profilo personale del titolare.
- Non esiste un elenco degli accessi critici.
La mappa degli accessi critici
| Accesso | Cosa documentare | Rischio se manca |
|---|---|---|
| Dominio | Registrar, intestatario, scadenza, rinnovo automatico, referente | Sito ed email offline |
| Hosting e server | Fornitore, pannello, chi lo gestisce, backup | Servizi fermi, dati non recuperabili |
| Email aziendale | Fornitore, amministratori, caselle principali | Comunicazioni perse |
| PEC | Gestore, intestatario, chi la legge | Termini scaduti, notifiche non viste |
| Banca | Istituti, utenze abilitate, deleghe, token | Pagamenti bloccati |
| Fisco | Intermediario, deleghe al cassetto fiscale | Adempimenti mancati |
| Gestionale e contabilità | Fornitore, amministratori, licenze | Fatturazione e magazzino fermi |
| Social e pubblicità | Amministratori delle pagine, metodo di pagamento | Vetrina persa, campagne fuori controllo |
| Cloud e documenti | Servizio, amministratore, condivisioni | Documenti non accessibili |
| Firma digitale e SPID | Titolare, scadenza, deleghe attivate | Atti non firmabili |
Documentare gli accessi non vuol dire distribuire password
La soluzione non è un file Excel con tutte le password, condiviso tra più persone: è il modo più rapido per subire un attacco. Né è corretto che qualcuno usi le credenziali personali del titolare: SPID, firma digitale e home banking sono strumenti personali. La strada giusta è un’altra:
- più amministratori per i servizi che lo prevedono, ognuno con il proprio account;
- utenze dedicate per chi deve operare, con i permessi necessari;
- deleghe formali per banca e fisco;
- un registro che dica cosa esiste, chi lo gestisce, dove scade e come recuperarlo;
- le informazioni riservate custodite in un luogo sicuro e rese disponibili solo a chi deve intervenire, solo quando serve.
Come funziona con La Cassaforte Digitale
- Crei il registro degli accessi critici in un archivio cifrato con AES-256 e accesso a tre fattori.
- Per ogni servizio indichi fornitore, intestatario, amministratori, scadenze, procedura di recupero e referente tecnico.
- Separi i livelli: le informazioni operative per i collaboratori nel Verde, i dettagli amministrativi nel Giallo, le informazioni più delicate nel Rosso.
- Scegli i delegati: il responsabile IT, il consulente informatico, il socio, l’amministrativa. Ognuno con la propria Chiave di Accesso Delegato.
- Il Controllo Vitale avvia il rilascio graduale se non rispondi; il Pulsante Antipanico avvisa subito i delegati.
- Quando qualcuno lascia l’azienda, revochi il suo accesso con un click.
Un esempio concreto
Stefania, titolare di uno studio di grafica con 6 collaboratori, scopre che il dominio dello studio è registrato a nome di un ex collaboratore e che solo lei amministra la PEC e i social. Con il consulente informatico sistema la situazione: trasferisce il dominio all’azienda, aggiunge un secondo amministratore ai social, crea utenze dedicate per il gestionale. Poi prepara nella sua cassaforte il registro degli accessi critici, con scadenze e procedure di recupero, e indica come delegati il consulente informatico per la parte tecnica e il socio per quella amministrativa. (Scenario esemplificativo con nomi di fantasia.)
Cosa inserire e cosa no
Sì
- Elenco dei servizi critici e dei fornitori
- Intestatari, amministratori, scadenze
- Procedure di recupero e referenti tecnici
- Deleghe attivate e chi le ha
- Dove sono backup e documenti dei sistemi
Da non affidare ai delegati
- SPID e firma digitale del titolare
- Credenziali personali dell’home banking
- Password condivise al posto di utenze dedicate
Gli scenari più frequenti
Il consulente informatico non è più raggiungibile
Molte piccole aziende si affidano da anni allo stesso consulente esterno, che ha configurato server, posta e backup. Se il rapporto si interrompe o il consulente non è più disponibile, l’azienda deve poter ripartire con un altro tecnico: per questo servono un registro dei sistemi e la garanzia che gli account principali siano intestati all’azienda.
Il dipendente che gestiva i social se ne va
Se le pagine erano amministrate dal suo profilo personale, l’azienda rischia di perderle. Con almeno due amministratori interni e un registro aggiornato, il passaggio è indolore.
Il titolare è l’unico con la PEC e il cassetto fiscale
Durante un ricovero, le comunicazioni ufficiali continuano ad arrivare. Chi deve leggerle ha bisogno di un accesso proprio o di una delega, e di sapere cosa fare.
Un attacco informatico
In caso di attacco, il registro degli accessi conservato fuori dai sistemi aziendali permette di sapere subito chi contattare e quali servizi verificare.
La verifica annuale
Una volta all’anno conviene controllare il registro: i domini scadono? Gli amministratori sono ancora in azienda? I fornitori sono gli stessi? Le procedure di recupero funzionano? È un’ora di lavoro che evita settimane di problemi. Va ripetuta anche ogni volta che una persona chiave lascia l’azienda o cambia un fornitore importante.
Cosa La Cassaforte Digitale non fa
- Non è un password manager aziendale e non gestisce gli accessi ai sistemi.
- Non rinnova domini, non gestisce server e non recupera account persi.
- Non attribuisce poteri: conserva il registro e le istruzioni per chi deve intervenire.
La sicurezza, in breve
- Archivio cifrato con AES-256 sui server della piattaforma.
- Password protetta con Argon2ID, uno degli algoritmi più robusti per la protezione delle password.
- Accesso a tre fattori: password, codice OTP e Chiave Privata (PIN Master).
- I delegati non ricevono mai le tue credenziali: ciascuno accede con la propria Chiave di Accesso Delegato, valida 30 giorni, e vede e scarica solo il livello che gli hai assegnato.
- Revochi tutto con un click, in qualsiasi momento.
Approfondisci nella pagina Sicurezza e nelle risposte alle domande sulla sicurezza.
Quanto costa
Puoi provare La Cassaforte Digitale gratis per 15 giorni, senza carta di credito. Poi scegli il piano adatto a te: puoi usarla come archivio personale (Solo Cassaforte) oppure attivare delegati e Controllo Vitale (Cassaforte + Continuità).
Dettagli dei piani nella pagina Prezzi.
Domande frequenti
Devo inserire tutte le password aziendali?
Non è questo lo scopo. Conviene documentare cosa esiste, chi lo gestisce, le scadenze e le procedure di recupero, e usare utenze dedicate e più amministratori per i sistemi.
Il consulente informatico può essere delegato?
Sì, per la parte tecnica, con un livello dedicato. Vede solo ciò che gli assegni.
Cosa succede se un delegato lascia l’azienda?
Revochi il suo accesso con un click e indichi un’altra persona.
Serve anche per una ditta individuale?
Sì: anche una ditta individuale ha dominio, PEC, banca e fisco. Spesso è proprio lì che tutto dipende da una sola persona.
Nessun accesso critico nelle mani di una sola persona
Il registro degli accessi in un archivio cifrato, disponibile alle persone giuste solo quando serve.
Prova gratis per 15 giorniNessuna carta di credito. Ti bastano pochi minuti per iniziare dalle informazioni più urgenti.
Per approfondire
A cura dello Staff La Cassaforte Digitale (AVANET SRL, Cuneo). Aggiornato il 11 novembre 2026. Le informazioni hanno scopo informativo e non sostituiscono il parere di un avvocato, di un notaio o del tuo istituto bancario. Chi siamo