Avvocato indisponibile: come proteggere udienze, termini e clienti dello studio

Gli avvocati che lavorano da soli o in piccoli studi conoscono bene una sensazione: quella di essere indispensabili. Le udienze sono segnate sulla propria agenda, i termini nella propria testa, le PEC arrivano sulla propria casella, gli atti si depositano con la propria firma digitale. È un’organizzazione che funziona ogni giorno, ma che ha un punto di rottura evidente: cosa succede se l’avvocato, da un giorno all’altro, non può lavorare?

Un ricovero improvviso, un incidente o una malattia possono trasformarsi in pochi giorni in un problema serio per i clienti e per l’avvocato stesso: udienze a cui nessuno si presenta, termini che scadono, notifiche non lette. Questa guida affronta i rischi principali e propone un piano di continuità pratico. Non sostituisce le indicazioni del proprio Consiglio dell’Ordine né l’analisi delle norme processuali applicabili ai singoli casi.

I rischi principali

Gli strumenti professionali sono personali

Il primo punto da chiarire è che gli strumenti con cui l’avvocato opera sono personali: la firma digitale, le credenziali per il deposito telematico, l’accesso ai registri e ai servizi della giustizia. Non possono essere usati da un collega o da un collaboratore, nemmeno in emergenza: un atto firmato digitalmente da una persona diversa dal titolare della firma è un problema serio, sia sul piano processuale sia su quello deontologico e, in certi casi, penale.

La continuità, quindi, non passa dalla condivisione delle credenziali, ma dalla possibilità che un collega intervenga con i propri strumenti, sulla base degli incarichi e delle deleghe previsti dall’ordinamento. Per farlo, però, quel collega deve sapere cosa c’è da fare, dove, entro quando e con quali documenti.

La sostituzione in udienza e la collaborazione tra colleghi

L’ordinamento forense consente all’avvocato di farsi sostituire da un collega, per esempio in udienza, secondo le regole previste dalla legge professionale e dalle norme processuali. È lo strumento più immediato per coprire un’udienza imprevista. Funziona però solo se:

• esiste un collega disponibile, che conosca almeno a grandi linee le pratiche;
• qualcuno sa quali udienze ci sono e lo avvisa in tempo;
• il collega ha accesso ai documenti necessari: fascicolo, atti, ultime comunicazioni.

Per le attività che vanno oltre la singola udienza, come il deposito di atti o la gestione di una causa per un periodo prolungato, può essere necessario che il cliente conferisca un mandato a un altro avvocato, eventualmente in aggiunta al primo. Anche qui, la rapidità dipende da quanto le informazioni sono ordinate e accessibili.

In caso di morte o impedimento grave

Il codice di procedura civile prevede che, in alcuni casi, come la morte del procuratore costituito, il processo si interrompa, con regole precise per la sua prosecuzione. Sono situazioni in cui i clienti devono essere informati e assistiti nella scelta di un nuovo difensore, e in cui lo studio ha bisogno di qualcuno che gestisca fascicoli, archivi, documenti e rapporti economici. In questi casi il Consiglio dell’Ordine è il primo interlocutore per indicazioni su come procedere.

Le prime 48 ore: cosa deve sapere chi ti sta vicino

Nelle prime ore di un’emergenza, spesso è un familiare, non un collega, a dover fare la prima telefonata. Per questo è importante che anche la famiglia sappia alcune cose essenziali, senza entrare nel merito delle pratiche:

• chi avvisare per primo: il collega di riferimento, la segreteria, eventuali collaboratori di studio;
• dove trovare i loro contatti, anche se il tuo telefono non è accessibile;
• cosa non fare: non rispondere ai clienti nel merito delle cause, non accedere alla tua PEC o ai tuoi strumenti professionali;
• come gestire lo studio fisico: chiavi, posta, eventuali appuntamenti già fissati.

Il collega di riferimento, a sua volta, dovrebbe ricevere entro poche ore l’elenco delle udienze e delle scadenze dei giorni successivi. È la finestra più delicata: un’udienza del lunedì mattina, se l’emergenza è del venerdì sera, richiede che qualcuno sappia già tutto nel fine settimana.

Comunicare con i clienti

I clienti hanno diritto di sapere cosa sta succedendo alle loro pratiche, nel rispetto della riservatezza dovuta all’avvocato stesso. Conviene preparare in anticipo un breve messaggio tipo, che la segreteria o il collega possano adattare: informa che l’avvocato è temporaneamente impedito, che le scadenze sono seguite da un collega indicato, e come contattare lo studio. Una comunicazione tempestiva e ordinata riduce l’ansia dei clienti e il rischio che revochino il mandato per mancanza di notizie.

Un piano di continuità in sei punti

1. Un collega di riferimento

Individua uno o due colleghi di fiducia con cui stabilire un accordo di reciproca sostituzione nelle emergenze. Molti avvocati lo fanno informalmente; formalizzarlo, anche solo per iscritto tra voi, aiuta a sapere cosa aspettarsi. Concordate come scambiarvi le informazioni essenziali e come gestire eventuali compensi.

2. Un calendario delle scadenze condiviso

Udienze e termini non possono vivere solo sul tuo telefono. Un calendario condiviso con la segreteria o con un collaboratore, aggiornato in tempo reale, è il singolo strumento più importante per la continuità di uno studio.

3. La PEC

Valuta come garantire che le PEC vengano lette anche in tua assenza: per esempio con l’inoltro automatico delle notifiche di arrivo a un indirizzo controllato dalla segreteria, nel rispetto della riservatezza, o con le funzioni di accesso delegato previste da alcuni gestori. In ogni caso qualcuno deve sapere che una notifica è arrivata e avvisare chi può intervenire.

4. Fascicoli ordinati e raggiungibili

Fascicoli digitali organizzati con una struttura chiara, ultime versioni degli atti, appunti sullo stato della causa: tutto ciò che permette a un collega di capire in pochi minuti cosa c’è da fare. Se usi un gestionale di studio, verifica chi altro può accedervi e con quali permessi.

5. Istruzioni per la segreteria

Chi lavora con te deve sapere cosa fare nelle prime ore: chi chiamare, come avvisare i clienti, dove trovare l’agenda, cosa dire e cosa non dire. Bastano una o due pagine.

6. Aspetti economici e assicurativi

Verifica la tua polizza di responsabilità civile professionale e le eventuali coperture per invalidità temporanea. Indica a chi si occuperà dello studio come gestire incassi, pagamenti, collaboratori e fornitori.

Negli studi associati e nelle società tra avvocati

Chi lavora in uno studio associato o in una società tra avvocati parte avvantaggiato: ci sono colleghi che conoscono lo studio, un’organizzazione comune e spesso un gestionale condiviso. Ma anche qui non è raro che ogni avvocato segua le proprie pratiche in modo autonomo, con un’agenda personale e clienti che fanno riferimento solo a lui. Conviene verificare che, per ogni pratica, almeno un altro professionista dello studio sappia dove si trovano i documenti e quali sono le scadenze, e che le procedure interne prevedano chi interviene in caso di assenza improvvisa di un socio.

Continuità e segreto professionale

Organizzare la continuità non significa aprire i fascicoli a chiunque. Il segreto professionale e la riservatezza delle informazioni dei clienti restano principi centrali. Per questo conviene:

• separare le informazioni organizzative, come scadenze e contatti, da quelle riservate sulle pratiche;
• limitare l’accesso alle persone tenute al segreto, come colleghi e collaboratori dello studio;
• prevedere che le informazioni più delicate siano rese disponibili solo in caso di effettiva necessità;
• informare i clienti, ad esempio nella lettera di incarico, della possibilità di sostituzione in caso di impedimento.

Checklist per lo studio legale

1. Collega di riferimento e accordo di reciproca sostituzione.
2. Calendario condiviso di udienze e termini.
3. Gestione delle PEC in tua assenza.
4. Fascicoli ordinati e raggiungibili da chi deve intervenire.
5. Istruzioni scritte per segreteria e collaboratori.
6. Contatti dei clienti e delle controparti principali facilmente reperibili.
7. Polizze verificate.
8. Istruzioni economiche su incassi, pagamenti e collaboratori.
9. Informativa ai clienti sulla possibilità di sostituzione.
10. Revisione periodica di tutto.

Gli errori più comuni

• Tenere l’agenda solo sul proprio telefono.
• Lasciare la firma digitale a un collaboratore “per le urgenze”.
• Non avere un collega di riferimento, contando sulla disponibilità del momento.
• Non dire nulla alla famiglia: spesso è un familiare il primo a dover avvisare qualcuno.
• Rimandare, perché “a me non succede”.

Come aiuta La Cassaforte Digitale

La Cassaforte Digitale non gestisce udienze né atti, e non sostituisce gli strumenti professionali dell’avvocato. Ti permette però di conservare in un archivio cifrato le informazioni che servono a chi deve intervenire: il nome e i contatti del collega di riferimento, le istruzioni per la segreteria, dove si trovano agenda e fascicoli, come gestire PEC, clienti e aspetti economici.

• Il Controllo Vitale si accorge se non rispondi e, dopo solleciti e periodo di grazia, avvia il rilascio graduale ai delegati.
• Il Pulsante Antipanico avvisa subito delegati e contatti di emergenza: un familiare sa immediatamente chi chiamare.
• I livelli Verde, Giallo e Rosso separano le istruzioni organizzative dalle informazioni più riservate.
• Ogni delegato riceve una propria Chiave di Accesso Delegato e non usa mai la tua firma digitale, le tue credenziali né il tuo SPID.

Domande frequenti

Staff La Cassaforte Digitale: la redazione di AVANET SRL (Cuneo), che sviluppa e gestisce La Cassaforte Digitale. Le informazioni su norme e procedure sono verificate sulle fonti ufficiali indicate in fondo alla pagina, alla data di aggiornamento. Questo articolo ha scopo informativo e non sostituisce il parere di un avvocato, di un notaio o del tuo istituto bancario. Chi siamo

Fonti

1. Legge 31 dicembre 2012, n. 247 — Ordinamento della professione forense (Normattiva) — sostituzione e collaborazione tra avvocati
2. Codice di procedura civile, art. 301 — Morte o impedimento del procuratore (Brocardi) — interruzione del processo
3. Consiglio Nazionale Forense — Codice deontologico — riservatezza e obblighi verso i clienti
4. Ministero della Giustizia — Portale dei servizi telematici — deposito telematico e strumenti personali

Verificate il 10 novembre 2026.

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