Lo studio ruota intorno al titolare
In uno studio medico o odontoiatrico privato, tutto dipende dal titolare: è lui che conosce i pazienti, firma, decide le terapie, coordina il personale, parla con i laboratori, gestisce fornitori e scadenze. Se si ferma per una malattia, un incidente o un intervento, i pazienti continuano ad avere bisogno di cure: appuntamenti fissati, terapie in corso, lavori protesici a metà.
Il personale, assistenti e segreteria, è spesso il primo a dover gestire la situazione, ma senza indicazioni non sa cosa dire ai pazienti, a chi indirizzare le urgenze, come comportarsi con i laboratori.
- Non c’è un collega di riferimento per le urgenze durante la tua assenza.
- L’elenco dei lavori in corso con i laboratori lo conosci solo tu.
- Il personale non saprebbe cosa comunicare ai pazienti.
- Contratti, manutenzioni e scadenze tecniche sono nella tua testa.
- I tuoi familiari non saprebbero chi contattare.
Il fascicolo organizzativo dello studio
| Area | Cosa indicare |
|---|---|
| Collega di riferimento | Chi gestisce le urgenze, recapiti, accordi |
| Personale | Ruoli, cosa può fare ciascuno, chi coordina |
| Pazienti | Come avvisarli, modello di comunicazione, gestione delle urgenze |
| Lavori in corso | Elenco dei lavori con i laboratori e il loro stato, senza dati clinici |
| Fornitori e laboratori | Contatti, ordini, consegne |
| Obblighi tecnici | Radioprotezione, sterilizzazione, smaltimento rifiuti sanitari, manutenzioni |
| Amministrazione | Commercialista, consulente del lavoro, banca, scadenze, invio delle spese sanitarie |
| Assicurazioni | Responsabilità civile professionale, polizze dello studio |
I dati sanitari restano dove sono
Le cartelle cliniche e i dati dei pazienti sono dati particolari, protetti dal GDPR e dal segreto professionale. Non vanno spostati in archivi esterni allo scopo dello studio. Nella cassaforte metti solo informazioni organizzative: chi contattare, come gestire le urgenze, quali lavori sono aperti con quali laboratori, dove si trovano gli archivi e chi è autorizzato ad accedervi.
Allo stesso modo, il gestionale clinico, la firma digitale e le credenziali per le ricette elettroniche sono personali: ogni persona dello studio deve avere le proprie credenziali, con i permessi adeguati.
Perché un accordo informale non basta
Molti professionisti contano su un collega amico. Ma senza informazioni scritte, il collega non sa quali pazienti hanno urgenze, quali lavori sono in sospeso, quali laboratori aspettano istruzioni. E il personale, che resta in studio, non sa quali decisioni può prendere. Il risultato sono pazienti confusi e lavori bloccati per settimane.
Come funziona con La Cassaforte Digitale
- Prepari il fascicolo organizzativo in un archivio cifrato con AES-256 e accesso a tre fattori.
- Lo dividi per destinatario: istruzioni operative per il personale, informazioni sui lavori e le urgenze per il collega, informazioni economiche per il commercialista o un familiare.
- Ogni delegato accede con la propria Chiave di Accesso Delegato, valida 30 giorni, e vede solo il proprio livello.
- Il Controllo Vitale avvia il rilascio graduale se non rispondi; il Pulsante Antipanico avvisa subito i delegati.
- Per le assenze programmate rendi disponibili le informazioni in anticipo.
- Al rientro revochi tutto con un click.
Un esempio concreto
La dottoressa Valeria, dentista con due assistenti e una segretaria, prepara il fascicolo organizzativo del suo studio: il collega con cui ha un accordo per le urgenze, l’elenco dei lavori aperti con i laboratori, un modello di messaggio per i pazienti, i contatti di commercialista, consulente del lavoro e manutentori, le scadenze tecniche del trimestre. Assegna le istruzioni operative alla segretaria Ilaria e le informazioni sui lavori al collega. Quando un intervento urgente la tiene ferma due mesi, Ilaria avvisa i pazienti e indirizza le urgenze, il collega segue i casi aperti. (Scenario esemplificativo con nomi di fantasia.)
Cosa inserire e cosa no
Sì
- Collega di riferimento e accordi
- Ruoli e istruzioni per il personale
- Lavori aperti con i laboratori (senza dati clinici)
- Fornitori, manutentori, obblighi tecnici
- Consulenti e scadenze amministrative
Da non inserire
- Cartelle cliniche e dati sanitari dei pazienti
- Credenziali personali: firma digitale, ricette elettroniche, gestionale
Le istruzioni per i primi giorni
La pagina più importante del fascicolo è quella delle prime 72 ore: chi avvisa i pazienti in agenda, con quale messaggio; a chi indirizzare le urgenze; quali lavori con i laboratori vanno sospesi, quali completati, quali consegnati; quali fornitori avvisare. Con queste indicazioni il personale può gestire la prima fase senza improvvisare, e il collega può concentrarsi sui pazienti.
Il messaggio ai pazienti
Un testo breve e rassicurante: il titolare è temporaneamente assente, gli appuntamenti saranno riprogrammati, per le urgenze è disponibile il collega indicato. Senza dettagli sulla salute del titolare, che restano riservati.
Se l’assenza diventa lunga
Se l’assenza si prolunga, servono decisioni più ampie: sostituzione stabile, gestione del personale, rapporti economici. Il fascicolo indica chi coinvolgere: commercialista, consulente del lavoro, familiari, eventuali soci.
Medici convenzionati
Per i medici di medicina generale e i pediatri di libera scelta, le assenze sono regolate da accordi con il Servizio sanitario nazionale che prevedono la sostituzione. Anche in questo caso, il sostituto ha bisogno di informazioni organizzative: orari, collaboratori, modalità di comunicazione con i pazienti, scadenze. Avere tutto pronto rende la sostituzione molto più semplice.
Quanto tempo serve
Un paio d’ore per la prima versione; poi un aggiornamento periodico dell’elenco dei lavori aperti e delle scadenze tecniche. Lo stesso fascicolo è utile per ferie, congressi e assenze programmate.
Cosa La Cassaforte Digitale non fa
- Non è un gestionale clinico e non è pensata per conservare dati sanitari dei pazienti.
- Non sostituisce Ordine, ASL, consulenti e colleghi.
- Non attribuisce poteri e non usa le credenziali del titolare.
La sicurezza, in breve
- Archivio cifrato con AES-256 sui server della piattaforma.
- Password protetta con Argon2ID, uno degli algoritmi più robusti per la protezione delle password.
- Accesso a tre fattori: password, codice OTP e Chiave Privata (PIN Master).
- I delegati non ricevono mai le tue credenziali: ciascuno accede con la propria Chiave di Accesso Delegato, valida 30 giorni, e vede e scarica solo il livello che gli hai assegnato.
- Revochi tutto con un click, in qualsiasi momento.
Approfondisci nella pagina Sicurezza e nelle risposte alle domande sulla sicurezza.
Quanto costa
Puoi provare La Cassaforte Digitale gratis per 15 giorni, senza carta di credito. Poi scegli il piano adatto a te: puoi usarla come archivio personale (Solo Cassaforte) oppure attivare delegati e Controllo Vitale (Cassaforte + Continuità).
Dettagli dei piani nella pagina Prezzi.
Domande frequenti
Posso inserire le cartelle cliniche?
No: i dati sanitari restano negli archivi dello studio. Nella cassaforte vanno le informazioni organizzative per la continuità.
Il personale può usare le mie credenziali del gestionale?
No. Ogni persona deve avere credenziali proprie, con i permessi adeguati al ruolo.
Serve anche per le ferie?
Sì: rendi disponibili le istruzioni a chi ti sostituisce e le revochi al rientro.
Chi viene avvisato se non rispondo?
Le persone che indichi, ognuna per il proprio livello, dopo solleciti e periodo di grazia.
I tuoi pazienti non restano senza risposte
Il fascicolo organizzativo dello studio in un archivio cifrato, per il collega e il personale.
Prova gratis per 15 giorniNessuna carta di credito. Ti bastano pochi minuti per iniziare dalle informazioni più urgenti.
Per approfondire
A cura dello Staff La Cassaforte Digitale (AVANET SRL, Cuneo). Aggiornato il 11 novembre 2026. Le informazioni hanno scopo informativo e non sostituiscono il parere di un avvocato, di un notaio o del tuo istituto bancario. Chi siamo