Livelli Verde, Giallo e Rosso: come organizzare le informazioni per i tuoi delegati

Quando si prepara un piano per le emergenze, si incontra presto un dilemma. Da un lato vogliamo che le persone di fiducia abbiano subito ciò che serve per aiutarci. Dall’altro, alcune informazioni sono molto delicate e preferiremmo che arrivassero solo se davvero necessario, e solo a chi deve usarle. La Cassaforte Digitale risolve questo dilemma con tre livelli: Verde, Giallo e Rosso.

Questa guida spiega cosa significano, cosa conviene mettere in ciascun livello, a chi assegnarli e come funziona il rilascio graduale. Vale sia per le famiglie sia per professionisti e imprese.

Perché i livelli

Immagina di essere ricoverato all’improvviso. Nelle prime ore, chi ti aiuta ha bisogno di sapere chi avvisare, dove sono i documenti, quali scadenze ci sono, cosa fare con il lavoro. Non ha bisogno, almeno all’inizio, di conoscere il dettaglio dei tuoi investimenti, le tue volontà su questioni personali o le informazioni di accesso più delicate. Quelle servono solo se l’assenza si prolunga, o nel caso peggiore.

I livelli permettono proprio questo: dare subito ciò che serve e riservare il resto a quando è davvero necessario. È un principio noto nella sicurezza: il minimo necessario, alla persona giusta, al momento giusto.

I tre livelli

Il livello Verde

Il Verde è il livello delle istruzioni immediate. Contiene ciò che una persona di fiducia deve sapere nelle prime ore e nei primi giorni. Esempi:

• chi avvisare: familiari, datore di lavoro, collega di riferimento, commercialista;
• le istruzioni per le prime 48 ore;
• dove si trovano i documenti importanti e le chiavi di casa;
• le scadenze dei giorni e delle settimane successive;
• le informazioni su figli, animali, persone assistite;
• i contatti di medico, banca, assicurazioni;
• quali deleghe sono state attivate e dove sono le copie.

Sono informazioni che, se arrivassero alla persona sbagliata, causerebbero pochi danni, ma che fanno una grande differenza per chi deve aiutarti.

Il livello Giallo

Il Giallo è il livello delle informazioni riservate, utili se l’assenza si prolunga. Esempi:

• l’elenco dei conti, degli investimenti e delle polizze;
• i dettagli sui pagamenti ricorrenti e sui contratti;
• le informazioni di lavoro più dettagliate: clienti, condizioni, pratiche in corso;
• copie di documenti personali;
• le informazioni su account e servizi digitali.

Il livello Rosso

Il Rosso è il livello delle informazioni più delicate, che arrivano per ultime. Esempi:

• le informazioni di accesso che hai deciso di rendere raggiungibili, come il codice di sblocco del telefono o i codici di recupero di alcuni account;
• l’indicazione di dove si trovano informazioni critiche, come la frase di recupero di un wallet di criptovalute;
• le tue volontà personali più intime;
• le istruzioni per il caso in cui non dovessi tornare.

Come funziona il rilascio graduale

Il rilascio dei livelli è collegato al Controllo Vitale. Il servizio ti chiede periodicamente, con la frequenza che hai scelto, di confermare che va tutto bene. Se non rispondi:

1. riceverai dei solleciti;
2. si apre un periodo di grazia;
3. se anche dopo non rispondi, inizia il rilascio graduale: prima il livello Verde, poi, se continui a non rispondere, il Giallo, infine il Rosso, secondo la sequenza temporale prevista dal servizio.

In qualsiasi momento, se torni, puoi fermare tutto e revocare gli accessi. La gradualità ha un vantaggio importante: se l’assenza è breve, i delegati ricevono solo le informazioni pratiche, e quelle più delicate non vengono mai rilasciate.

A chi assegnare quale livello

Non tutti i delegati devono vedere tutto. Alcuni esempi di assegnazione:

• partner: spesso tutti e tre i livelli;
• figlio adulto: Verde e Giallo, eventualmente Rosso;
• collega o socio: Verde con le istruzioni di lavoro, eventualmente Giallo per le informazioni sull’attività;
• amico o vicino: solo Verde, per le questioni pratiche come casa e animali.

Ogni delegato riceve una propria Chiave di Accesso Delegato, valida 30 giorni, e vede e scarica solo il proprio livello.

Come iniziare: un esercizio in tre domande

Se non sai da dove cominciare, prova questo esercizio. Prendi un foglio e rispondi a tre domande.

1. Se domani fossi ricoverato e non potessi parlare, cosa dovrebbe sapere entro sera chi mi aiuta? Le risposte vanno nel livello Verde.
2. Se l’assenza durasse un mese, cosa servirebbe in più per gestire soldi, lavoro e pratiche? Le risposte vanno nel livello Giallo.
3. Cosa vorrei che sapesse solo una persona, e solo se non dovessi tornare? Le risposte vanno nel livello Rosso.

In mezz’ora avrai una prima organizzazione delle tue informazioni. Il resto si completa con il tempo.

Esempi per professionisti e imprese

Per chi ha un’attività, i livelli si possono usare anche per separare il lavoro dalla vita privata:

• Verde per i collaboratori: istruzioni per le prime 48 ore, contatti di clienti e fornitori, scadenze imminenti, collega di riferimento;
• Giallo per il socio o il commercialista: informazioni su conti, contratti, pratiche in corso, poteri e deleghe;
• Rosso per il familiare di massima fiducia: informazioni personali e patrimoniali più riservate.

Ne parliamo anche nella guida sul dossier di emergenza aziendale.

Quando mettere in pausa

Se sai che per un periodo non potrai rispondere al Controllo Vitale, per esempio durante un viaggio in luoghi senza connessione o un ricovero programmato, puoi mettere in pausa il controllo. Così eviti che il rilascio parta senza che ci sia una reale emergenza. Ricordati di riattivarlo al rientro: un controllo dimenticato in pausa non protegge nessuno.

Tenere aggiornati i livelli

Le informazioni cambiano: nuovi conti, nuovi clienti, un trasloco, un nuovo telefono, una persona di fiducia che non è più disponibile. Un livello Verde con contatti vecchi o scadenze superate è meno utile, e a volte fuorviante. Conviene rivedere i livelli almeno ogni sei mesi e subito dopo ogni cambiamento importante. Un buon momento è quando confermi il Controllo Vitale: ogni tanto, invece di limitarti al click, dedica qualche minuto a rileggere il Verde.

Parlarne con i delegati

I livelli funzionano meglio se i delegati sanno cosa aspettarsi. Non serve rivelare il contenuto, ma è utile che sappiano di essere stati scelti, quale ruolo hanno e quale livello riceveranno. Così, se un giorno arriverà la comunicazione, non saranno colti di sorpresa e sapranno subito come muoversi. Per i delegati abbiamo preparato una guida dedicata: sei stato indicato come delegato?

Documenti e allegati nei livelli

Oltre alle istruzioni scritte, in ciascun livello puoi conservare documenti: copie di carte d’identità, contratti, polizze, deleghe firmate, elenchi. Vale lo stesso principio: nel Verde i documenti che servono subito, come la copia della delega bancaria o l’elenco dei contatti; nel Giallo quelli più riservati, come contratti e documenti patrimoniali; nel Rosso quelli più delicati. Ricorda che i delegati possono scaricare i documenti del proprio livello: scegli quindi con attenzione cosa caricare e dove.

Un esempio per una famiglia

Per una coppia con figli, una possibile organizzazione: nel Verde, per i nonni e il fratello, le istruzioni sui bambini (scuola, pediatra, attività, allergie), i contatti utili, dove sono le chiavi e i documenti; nel Giallo, per il partner e il fratello, conti, polizze, mutuo e pagamenti ricorrenti; nel Rosso, per il solo partner, le informazioni di accesso più delicate e le volontà personali. Ognuno riceve ciò che gli serve per il suo ruolo, e nulla di più.

Consigli pratici

• Inizia dal Verde: è il livello più utile e il più facile da preparare.
• Scrivi per chi non sa: immagina che a leggere sia qualcuno che non conosce le tue abitudini.
• Non mettere tutto nel Rosso per eccesso di prudenza: informazioni troppo tardive possono essere inutili.
• Non mettere tutto nel Verde per comodità: riserva le informazioni delicate.
• Rileggi i livelli pensando a ciascun delegato: ha tutto ciò che gli serve? Ha qualcosa che non dovrebbe avere?
• Aggiorna quando cambia qualcosa.

Checklist

1. Prepara il Verde con istruzioni immediate e contatti.
2. Prepara il Giallo con le informazioni riservate.
3. Prepara il Rosso con le informazioni più delicate.
4. Assegna i livelli a ciascun delegato.
5. Imposta il Controllo Vitale con una frequenza adatta a te.
6. Parla con i delegati del loro ruolo.
7. Rivedi livelli e assegnazioni periodicamente.

Gli errori più comuni

• Lasciare vuoto il Verde, che è il livello più utile.
• Dare a tutti i delegati tutti i livelli.
• Inserire SPID o firma digitale, che non vanno usati da altri.
• Scrivere istruzioni troppo generiche.
• Non aggiornare dopo i cambiamenti.

In sintesi

• Verde: subito utile, poco delicato, rilasciato per primo.
• Giallo: riservato, rilasciato dopo il Verde.
• Rosso: il più delicato, rilasciato per ultimo.
• Controllo Vitale con solleciti e periodo di grazia prima del rilascio.
• Chiave di Accesso Delegato personale per ogni delegato, valida 30 giorni.
• Revoca immediata al tuo rientro.

Domande frequenti

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Fonti

1. AgID — SPID — identità digitale personale
2. INPS — Delega dell’identità digitale — alternativa corretta alla condivisione dello SPID
3. ACN — Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale — principio del minimo privilegio
4. Garante per la protezione dei dati personali — minimizzazione dei dati

Verificate il 10 novembre 2026.

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